RECOMENDACIONES GENERALES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DURANTE EL DESARROLLO DE LAS SESIONES DE LOS ÓRGANOS DESCONCENTRADOS EN PROCESOS ELECTORALES El Consejo General, en la Segunda Sesión Especial de fecha diecisiete de abril de dos mil veinte, mediante acuerdo IEEM/CG/11/2020, autorizó la celebración de sesiones y reuniones de trabajo de los órganos colegiados de este Instituto Electoral de manera virtual o a distancia mediante el uso de herramientas tecnológicas, como medida sanitaria durante el periodo de contingencia con motivo de la pandemia del COVID-19. Conforme a ello, en las sesiones que celebren los Órganos Desconcentrados se debe garantizar la protección de los datos personales que, en ejercicio de sus atribuciones, posean o administren y a los cuales se dé tratamiento, lo anterior en observancia a lo dispuesto por los artículos 6, apartado A, fracción II y 16, primer párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 5, fracción II de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; 6, 38, 39, fracción I y 40 de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y Municipios; 8, fracciones I, inciso k), II, inciso f) y III, inciso e); 10, fracciones I, inciso e) y II, inciso e), 13, fracción III; 72, fracción XII y 150, fracción III del Reglamento para Órganos Desconcentrados del Instituto Electoral del Estado de México. En esa virtud, para el desarrollo de las sesiones virtuales que celebren en ejercicio de sus atribuciones los Órganos Desconcentrados de este Instituto Electoral, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 94, fracción I de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y Municipios, se emiten las recomendaciones siguientes: A. Es deber del personal de los Órganos Desconcentrados cumplir con los principios de transparencia y máxima publicidad previstos en los artículos 168 del Código Electoral del Estado de México; 4, segundo párrafo y 8, segundo párrafo de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios, por lo que las sesiones que se celebren serán públicas en términos de lo dispuesto por el artículo 169 del Reglamento para Órganos Desconcentrados del Instituto Electoral del Estado de México. B. El personal que integre los Órganos Desconcentrados, cumplirá el deber de confidencialidad previsto en el artículo 40 de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y Municipios. C. Previo al inicio de la sesión se deberá exhortar a las y los asistentes a no exponer información privada, datos personales sensibles, ni datos personales que por su naturaleza sea información confidencial. D. Evitar exponer información privada y datos personales de las y los integrantes de los órganos desconcentrados cuya naturaleza es confidencial; de manera enunciativa más no limitativa, se encuentran domicilios, teléfonos y correos electrónicos particulares, clave de elector y folio de la credencial para votar, RFC y CURP, etc. E. Evitar exponer datos personales sensibles, cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación, conlleve a un riesgo grave para su titular o revelen aspectos como origen racial o étnico, estado de salud, creencia religiosa, filosófica o moral, preferencia sexual u opinión política. F. No difundir imágenes de niñas, niños, adolescentes o de personas en situación de vulnerabilidad y/o que tengan algún tipo de discapacidad. G. Se debe procurar desactivar el micrófono cuando no se haga uso de la voz. H. Se sugiere que una sola persona sea la que tenga habilitada la función de compartir pantalla, para evitar que se difunda contenido que no corresponda a la sesión. I. Se sugiere elegir un lugar con fondo neutral, donde no haya información u objetos de cualquier tipo que hagan identificables a sus titulares, por ejemplo, fotografías, títulos profesionales, reconocimientos, etc. Respecto a las sesiones que se hayan celebrado con anterioridad a la emisión de las presentes recomendaciones y que deban publicarse en el canal oficial de youtube de cada Órgano Desconcentrado, el o la Vocal de Organización, en su carácter de persona servidora pública habilitada, verificará que no se contenga información privada, datos personales o datos personales sensibles; en el supuesto de que se contengan dichos datos, analizará si están considerandos dentro del acuerdo IEEM/CT/60/2021, POR EL QUE SE ACTUALIZA EL ACUERDO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN COMO CONFIDENCIAL, NÚMERO IEEM/CT/230/2018, PARA DAR CUMPLIMIENTO A LAS OBLIGACIONES DE TRANSPARENCIA ESTABLECIDAS EN LOS ARTÍCULOS 92, 93, 97, FRACCIÓN I y 103 DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE MÉXICO Y MUNICIPIOS EN EL PORTAL DE IPOMEX, ASÍ COMO PARA LA PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA PÁGINA ELECTRÓNICA INSTITUCIONAL DEL INSTITUTO ELECTORAL DEL ESTADO DE MÉXICO Y EN LA SECCIÓN DENOMINADA “TRANSPARENCIA PROACTIVA”, DENTRO DE DICHA PÁGINA, aprobado por este Comité de Transparencia, en la 8ª Sesión Extraordinaria, del 9 de abril de 2021. Una vez realizado lo anterior, si los datos personales están considerandos dentro de la clasificación del acuerdo IEEM/CT/60/2021, para realizar la publicación de la sesión en el canal oficial de youtube del Órgano Desconcentrado que corresponda, será necesario que se genere la versión pública, por lo que se observará el procedimiento siguiente: 1. Quien funja como persona servidora pública habilitada del Órgano Desconcentrado, deberá informar a la Dirección de Organización, mediante el correo electrónico dorganización@ieem.org.mx, con copia al correo electrónico institucional de quien funja como persona servidora pública habilitada de dicha Dirección, que en la videograbación de la sesión se encuentran datos personales, datos personales sensibles o información privada, cuya clasificación está prevista en el acuerdo IEEM/CT/60/2021; para lo cual deberá especificar el minuto donde están contenidos. Conforme a ello, adjuntará en formato mp4 la videograbación de la Sesión íntegramente y solicitará que se realicen las gestiones necesarias, a efecto de que se elabore la versión pública correspondiente. 2. Una vez recibido el correo y la videograbación, la persona servidora pública habilitada de la Dirección de Organización, realizará el análisis de la misma e informará a quien funja como titular de dicha Dirección si los datos personales son confidenciales y están considerados en el acuerdo IEEM/CT/60/2021 o si encuadran en algunos de los supuestos de excepción a la confidencialidad establecidos en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y Municipios y/o demás normatividad aplicable. 3. Si los datos personales encuadran en alguno de los supuestos de excepción a la confidencialidad, quien funja como persona servidora pública habilitada de la Dirección de Organización, informará vía correo electrónico al Órgano Desconcentrado que la videograbación contiene sólo información pública y, consecuentemente, puede ser subida al canal oficial de youtube de dicho órgano. En caso de que la videograbación contenga datos personales, datos personales sensibles o información privada y que éstos encuadren en la clasificación aprobada por el Comité de Transparencia mediante el acuerdo IEEM/CT/60/2021, la Dirección de Organización realizará las gestiones necesarias con la Unidad de Comunicación Social para que su edición y anonimización del (os) dato (s) contenido (s). 4. Una vez que la Unidad de Comunicación Social lleve a cabo la edición de la videograbación y remisión a la Dirección de Organización, ésta enviará al Órgano Desconcentrado, mediante correo electrónico, la videograbación en su versión pública. 5. Recibido el correo electrónico con la videograbación en versión pública, quien funja como persona servidora pública habilitada del Órgano Desconcentrado, verificará que los datos personales confidenciales hayan sido anonimizados. 5.1 Si los datos personales no fueron anonimizados, el o la servidora pública habilitada del Órgano Desconcentrado deberá informarlo a la Dirección de Organización, al correo electrónico dorganización@ieem.org.mx, con copia al correo electrónico de quien funja como servidor público habilitado de dicha Dirección. Lo anterior, con el objeto de que la Dirección de Organización realice las gestiones necesarias con la Unidad de Comunicación Social para su edición y anonimización del (os) dato (s) contenido (s) en la videograbación y la posterior remisión al órgano desconcentrado de la versión pública. 5.2 Si la versión pública de la videograbación fue realizada correctamente, el Órgano Desconcentrado estará en posibilidad subirla a su canal oficial de youtube. Finalmente, en el supuesto de que los datos personales contenidos en las videograbaciones de las sesiones del Órganos Desconcentrados no se encuentren considerados dentro de la clasificación del acuerdo IEEM/CT/060/2021, la persona que se desempeñe como servidora pública habilitada deberá realizar su solicitud de clasificación en los términos previstos en el numeral 4, inciso D) numeral 1 del Procedimiento para la Atención y Trámite de Solicitudes de Acceso a la Información y Protección de Datos Personales en Órganos Desconcentrados; así mismo, adjuntará la videograbación de la sesión que corresponda en formato mp4, especificando el minuto donde están contenidos los datos cuya clasificación solicita. La difusión de información privada, datos personales sensibles y/o datos personales, éstos últimos que por su naturaleza sean confidenciales, podrá ser causal de responsabilidad administrativa en los términos previstos en el artículo 165, fracción XIX de la Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y Municipios y demás ordenamientos aplicables en la materia.